Paperstation

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In einer Welt, die von Hektik und ständiger Ablenkung geprägt ist, scheint auch das Chaos in deinen Unterlagen unaufhaltsam zu sein. Ob im Büro, in der Schule oder sogar zu Hause - überall begegnest du der Herausforderung, deine Unterlagen in Ordnung zu halten. 

Das Chaos in deinen Unterlagen kann verschiedene Formen annehmen. Es können Stapel von unsortierten Papieren sein, die sich auf deinem Schreibtisch oder im Küchenschrank türmen. Oder es kann sich in digitalen Dokumenten manifestieren, die in endlosen Ordnern und Unterordnern verstreut sind. Unabhängig von der Form stellt das Chaos in deinen Unterlagen eine Belastung dar. 

Die Auswirkungen von Chaos in deinen Unterlagen sind vielfältig.  

1) Du wirst unproduktiv

Wenn du wichtige Dokumente oder Informationen nicht schnell finden kannst, verschwendest du wertvolle Zeit mit der Suche danach. Das ist nervtötend und zeitraubend. Ggf. verschwendest du sogar bares Geld, weil du z.B. die Kostenerstattung für die Krankenkasse nicht oder erst zu spät einreichst.

2) Das Chaos führt zu Fehlern und Missverständnissen

Wenn relevante Informationen verloren gehen oder falsch interpretiert werden, kann dies zu unerwünschten Konsequenzen führen, wie zum Beispiel Mahnungen, bis hin zu Zwangsvollstreckungen. Das kann äußerst unangenehm für dich werden und das sollte unbedingt vermieden werden.  

3) Du fühlst dich gestresst und frustriert

Das Gefühl der Überforderung und des Unordnungskampfes belastet deine mentale Gesundheit und beeinträchtigt dein Wohlbefinden. Dauerhafter Stress, wenn auch unbewusst, kann zu gesundheitlichen Problemen führen, wie z.B. Migräne, Schlafstörungen oder auch Ängste auslösen.

4) Aufschieberitis

Aufschieberitis- auch Prokrastination genannt wird zu einem ständigen Begleiter. Der Berg wird immer größer und die Motivation immer kleiner: Ein Teufelskreis! 

5) Mangelnde Effizienz

Du suchst eine bestimmte Rechnung, weil du sie z.B. bei der Krankenkasse einreichen musst. Du durchwühlst verschiedene Ablageorte deiner Post- das ist nervig und zeitraubend.

Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, das Chaos in deinen Unterlagen ganz einfach zu bewältigen. Hier mein absoluter Lieblings-Tipp: 

Mein ultimativer Tipp gegen Papierchaos

Richte dir am besten im Eingangsbereich eine sogenannte Paperstation ein. Ich habe meine direkt mit den wichtigsten Utensilien, wie z.B. Schlüsseln, Notizblock und Stiften kombiniert. Dort sammelst Du deine gesamte Eingangspost, gebündelt an einem Ort. So hast du zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen.  

Mit diesem Wandorganizer sparst du wertvollen Platz, weil du die Fläche der Wand ausnutzt. Er sieht nicht nur dekorativ aus, sondern ist auch beliebig erweiterbar, ganz nach deinen persönlichen Routinen und Bedürfnissen. Deiner Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Auch für IKEA-Fans gibt es tolle Möglichkeiten für die Wand oder das Kallaxregal! 

Besonders wichtig: Die Routinen- Erhalte dein Ordnungssystem! 

Wenn du dir deine Paperstation eingerichtet hast, ist es extrem wichtig, diese auch zu “pflegen”. Das bedeutet: Wenn du deine gesamte Eingangspost dort sammelst, solltest Du dir einen festen Tag in der Woche festlegen, an denen du die Post abarbeitest. 

Ich plane mir immer jeden Montag einen Time-Slot ein, um meine Eingangspost zu bearbeiten. Vorteil dabei: Papierchaos kann gar nicht erst entstehen. Durch die wöchentliche Bearbeitung entsteht erst gar kein Berg an Dokumenten und Papieren. 

Zudem sparst du wertvolle Zeit: Vorbei die Sonntage, an denen du versuchst, dem Papierchaos “Herr zu werden”! Wenn du 1x wöchentlich deine Post abarbeitest, dauert es im Normalfall nur noch ein paar Minuten und du hast immer alles in einem kurzen Zeitrahmen erledigt. Mahnungen, unbezahlte Rechnungen, Ablage-Berge und Überforderung gehören damit endgültig der Vergangenheit an! 

Dranbleiben lohnt sich!

Am Anfang wird es dich vielleicht ein wenig Disziplin kosten, dieses neue System umzusetzen. Laut einer Studie fanden Wissenschaftler heraus, dass es durchschnittlich 66 Tage dauert, bis sich ein Mensch an neue Gewohnheiten gewöhnt hat. Nach dieser Zeit ist diese neue Gewohnheit dann soweit im Gehirn des Menschen etabliert, dass diese Gewohnheit dann in Fleisch und Blut übergegangen ist. 

Der Faktor Zeit

Gerade als berufstätige Mutter weiß ich, wie kostbar unsere Zeit ist. Deshalb möchte ich keine Zeit mehr damit verschwenden, meine Unterlagen zusammen zu suchen, geschweige denn meine Sonntage damit verschwenden, um mein Papierchaos endlich zu beseitigen. Die Paperstation in Kombination mit der wöchentlichen Routine ist perfekt, um das Chaos gar nicht erst entstehen zu lassen! Goodbye Papierchaos!

Die Erleichterung und das Gefühl: “Ich habe alles unter Kontrolle”

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, wie toll das Gefühl ist, wenn man alles unter Kontrolle hat und keine Angst haben muss, etwas zu vergessen (z.B. Rechnungen bezahlen vergessen)! Es gibt dir ein Gefühl von Sicherheit, ein gutes Gewissen, innere Ruhe und Ausgeglichenheit!

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